Einführung von repV for Sage 100 bei der Edgar Fuchs GmbH

Das auf gastronomische Produkte und Services spezialisierte Unternehmen Edgar Fuchs hat sich für die Integration einer leistungsfähigen Servicemanagementsoftware entschieden – repV. Dieser Kundenbericht befasst sich mit der Implementierung der Servicemanagementsoftware. Bei Edgar Fuchs handelt es sich um einen Dienstleister, der regionale und europäische Betriebsgastronomien, Restaurants, Shops, Hotels, Mensen, Healthcare-Einrichtungen und Fluglinien mit Gastronomie-Elementen ausstattet. Neben der Ausgangssituation des Unternehmens und den Projektzielen behandelt der Bericht die vorgegebene Aufgabenstellung und die Herausforderungen, die die Integration einer Servicemanagementlösung mit sich bringen. Am Ende werden der konkrete Nutzen für das Unternehmen beschrieben und ein Fazit skizziert.

Die im Jahr 1963 gegründete Edgar Fuchs GmbH setzt auch heute noch auf frische Ideen, besten Service und höchste Ausführungsqualität. Das Repertoire des Gastronomie-Profis ist breit aufgestellt. Zu den renommierten Kunden zählen Lufthansa, L’Osteria, Qatar Airways und Volkswagen. Bei allen Projekten kommt dem Unternehmen seine über 50-jährige Erfahrung in der Planung, Ausstattung und Umsetzung im Gastronomie-Bereich zugute.

Wie war die Ausgangssituation?

Bevor man sich bei Edgar Fuchs dazu entschlossen hatte, eine Servicemanagementsoftware einzuführen, ließen sich viele Servicemanagement-Prozesse nur äußerst aufwendig realisieren. Das Auftragsvolumen nahm ständig zu, sodass es im Laufe der Zeit immer schwieriger wurde, Servicevorfälle adäquat zu dokumentieren und zeitnah abzurechnen. Die korrekte Abbildung der Service-Historie war nur mit hohem manuellem Aufwand möglich. Zudem gab es kaum Auswertungsmöglichkeiten. Der Arbeitsalltag gestaltete sich für die Mitarbeiter darum als sehr ineffizient – ganz zu schweigen von der hohen Fehlerquote. Die Außendiensttechniker waren gefordert, ihre Serviceberichte von Hand zu schreiben, während die Servicemitarbeiter diese anschließend ebenso manuell in den Computer übertragen mussten. Aufgrund dessen wuchs der Zeitraum bis zur Rechnungsstellung kontinuierlich an. Das hatte für Edgar Fuchs hohe Umsatzeinbußen zur Folge.

Was war die Herausforderung für Desk?

Einer der großen Herausforderungen bestand sicherlich darin, alle Mitarbeiter von dem großen Nutzen einer Servicemanagementlösung zu überzeugen. Gerade im Servicebereich gibt es viele Unternehmen, die sich über Jahre am Markt etabliert haben. Darum verfügen die Mitarbeiter, insbesondere die Techniker, über ein großes Know-how. Sie sind jedoch Neuerungen gegenüber eher skeptisch und müssen daher schnell ins Boot geholt werden. Deshalb hat Desk die Mitarbeiter von Edgar Fuchs frühzeitig im Umgang mit repV ausführlich geschult und ihnen die zahlreichen Vorteile der Lösung demonstriert. Darüber hinaus war der IT-Dienstleister gefordert, die Implementierung möglichst schnell über die Bühne zu bringen.

Die Umsetzung in 10 Schritten

Der Beschaffungsprozess vom Erstgespräch bis zum Abschluss des Projekts nahm insgesamt nur vier Monate in Anspruch. Bis zur Umsetzung waren folgende Schritte notwendig:

1. ERSTGESPRÄCH

   Edgar Fuchs hat von selbst den Kontakt zu Desk gesucht. Dabei ist das Unternehmen durch die Internetpräsenz auf den Eschenburger IT-Dienstleister aufmerksam geworden.

2. LÖSUNGSPRÄSENTATION

   Die Softwarelösungen hat Desk im Rahmen eines Vor-Ort-Termins vorgestellt. Dabei konnte Edgar Fuchs die Software näher kennenlernen.

3. ERSTE KOSTENSCHÄTZUNG

   Durch den gemeinsamen, regen Austausch über Anforderungen und Projektziele konnte Desk eine erste Kosteneinschätzung erstellen und hat in Folge einer positiven Rückmeldung einen Workshop geplant.

4. WORKSHOP VOR ORT

   Bei einem Workshop vor Ort wurden alle Anforderungen nochmals durchleuchtet, präzise dokumentiert und ein verbindliches Pflichtenheft erstellt.

5. ERSTELLUNG EINES KONKRETEN ANGEBOTS

   Nachdem alle Anforderungen feststanden, konnte Desk dem Unternehmen ein verbindliches Angebot unterbreiten.

6. PROGRAMMIERUNG

   Bei der Programmierung hat Desk kundenspezifische Anpassungen vorgenommen. Dabei war die Servicemanagementlösung repV an das vorhandene Warenwirtschaftssystem anzubinden.

7. INSTALLATION UND EINRICHTUNG

   Der Rollout der Software konnte anschließend völlig problemlos ohne Termin vor Ort remote erfolgen.

8. SCHULUNG

   Zum Projektabschluss hat Desk die Edgar Fuchs-Mitarbeiter vor Ort geschult.

9. PROJEKTABNAHME

   Die Abnahme erfolgte durch den Kunden anhand der im Workshop erstellten Dokumentation (Pflichtenheft).

10. SUPPORT

    Das Desk-Team arbeitet auch heute noch eng mit Edgar Fuchs zusammen. Der IT-Dienstleister unterstützt den Gastronomie-Profi bei der bedarfsgerechten Implementierung neuer Features, hilft bei den Auswertungen und beantwortet die Fragen der User zum System. Beide Unternehmen haben das Ziel, sich stetig verändernde Prozessabläufe in der Software darzustellen.