Konversation mit Anhang
Zusätzlich zu den erwartungsgemäß vorhandenen, funktionalen Standards enthält das Email-Objekt einen Container mit Listen für Relationen, verbundene Daten wie Aktivitäten, Dokumente, Helpdeskobjekte und Leistungen.
Über der Liste mit Dokumenten befinden sich die Werkzeuge zum Anhängen von Dateien. Die Liste selbst zeigt all die Dateien, die an die Email angehängt sind. Ein Doppelklick auf einen Listeneintrag öffnet die betreffende Datei. Man kann sie aber auch ebensogut in der Vorschau betrachten.
Das Emailsystem des Portals erfüllt alle gesetzlichen Vorschriften zur Aufbewahrung und Behandluing geschäftlicher Korrespondenz.
Automatische Ergänzung
Sobald Zeichen in die Adressenzeile einer Email eingegeben werden, listet das Portal bekannte Mailadressen, die mit der entsprechenden Zeichenfolge beginnen. Diese nützliche Funktion erspart überflüssige Tastaturarbeit, weil ein Bearbeiter bei Übereinstimmung sofort die passende Adresse selektieren kann.
Relation Projekt
Durch Auswahl eines Projekts im entsprechenden Relationen-Feld wird das Email-Objekt dem Projekt zugeordnet. Die Email wird fortan im betreffenden Projekt in der Liste der verbundenen Aktivitäten geführt.
Suchen und Filtern
Volltextsuche
Eine leistungsstarke Volltextsuche über die Gesamtmenge der vorhandenen Betreff- und Emailtexte sowie aller Dateianhänge, sorgt für den gezielten Zugriff auf eine bestimmte Email. Die automatische Vervollständigung, eingegebene Zeichen sofort zu einer Liste vorhandener Worte zu komplettieren, rundet den Komfort des Portals ab.
Filter
Damit in Listen nie die Übersicht verloren geht, stehen im Portal definierte Filter zur Verfügung. Sie weden eingesetzt, um nur die Emails zur Anzeige zu bringen, die der aktuellen Bearbeitung dienen. Es ist auch möglich, Filter zu persönlichen Sets zusammen zu stellen, die zur weiteren Verwendung gespeichert werden. Das Portal kann sich bei wiederholtem Öffnen einer Liste an die letzte Filtereinstellung erinnern.
Teameingänge
Damit in Listen nie die Übersicht verloren geht, stehen im Portal definierte Filter zur Verfügung. Sie weden eingesetzt, um nur die Daten zur Anzeige zu bringen, die der aktuellen Bearbeitung dienen. Es ist auch möglich, Filter zu persönlichen Sets zusammen zu stellen, die zur weiteren Verwendung gespeichert werden. Das Portal kann sich bei wiederholtem Öffnen einer Liste an die letzte Filtereinstellung erinnern
Mobile Geräte
iPhone
Durch ein BW2-App steht das Portal auf dem iPhone jederzeit und überall als zuverlässiger Begleiter unterwegs zur Verfügung. Ein- und Ausgabe von Daten funktioniert damit genau so sicher, wie mit jedem Client.
SyncML
Mit Hilfe des plattformunabhängigen Standards SyncML können Portaldaten mit jedem mobilen Endgerät ausgetauscht bzw. synchronisiert werden.
Dokumentvorschau
Eine Email muss nur für die Bearbeitung geöffnet werden. Jede andere Aktion kann über die Vorschau und ihre Optionen ausgeführt werden. Neben dem Text der Email zeigt sie auch den Inhalt der meisten, angehängten Formate darstellbarer Dateien.
Ausgewählte Funktionen
Spam- und Virenfilter
Spam- und Virenfilter sind Bestandteil des BW2 Email-Systems. Der Filter bewahrt die Mitarbeiter vor lästigem Spam und gefährlichen Email-Viren. Über die aktive Markierung nicht erkannter Spammail durch den Benutzer, ist der Filter lernfähig.
Email veröffentlichen
Eingehende Email ist, je nach Adresse, entweder nur persönlich oder für ein ganzes Team lesbar. Neu erstellte Email ist prinzipiell nur persönlich, also vom Ersteller einsehbar. Der Besitzer einer Email kann diese Berechtigung auf eine vordefinierte Stufe wie privat, Manager, Projekt, Team und öffentlich einstellen. Damit wird sie ganz einfach einem bestimmten Personenkreis zur Verfügung gestellt.
Als abgeschlossen markieren
Aktivitäten, zu dieser Objektgruppe gehören Emails, dürfen nie gelöscht werden. So geht keine Relation verloren. Markiert man eine Email als abgeschlossen, wird sie aus dem Posteingang entfernt. In der Aktivitätensuche ist sie trotzdem immer zu finden.
Verbundene Daten im Direkzugriff
In jeder Email stehen Listen mit verbundenen Daten zur Verfügung, sogenannte Relationen, die mit Doppelklick in eine Zeile direkt geöffnet werden können. Mit Aufruf einer Email steht also der komplette Informationssatz zur Verfügung, den das Portal mit ihr in Verbindung setzen kann. Der wichtigste, aktuelle Zustand (abgeschlossen, in Bearbeitung, überfällig etc.) einzelner Elemente wird durch Schriftattribute erkennbar. Den Listenumfang bestimmen tatsächlich vorhandene Daten sowie die Berechtigungslage eines Benutzers. Gezielter Einsatz von Filtern beschränkt sie auf das tatsächlich erforderliche Maß. Listen können nach einzelnen Feldern (Spalten) gruppiert werden, wobei diese bei Bedarf zu verschieben, entfernbar bzw. hinzu zu fügen sind. Die Sortierordnung von Spalten ist wahlweise neutral, auf- oder absteigend einstellbar, wobei die Sortierfolge unabhängig von der Anordnung in der Tabelle ist. Das BW2-Portal speichert die zuletzt wirksame Spalten- und Filterkonfiguration jeder Liste.
