Termine
Termine werden erfasst, indem im Kalenderraster ein Zeitbereich markiert und mit Rechtsklick die Ansicht des neuen Termins zur Bearbeitung geöffnet wird. Danach können ihm Attribute zugeteilt werden. Zum Beispiel wird mit der Auswahl von "Anzeigen als" der neue Termin einer farblich definierten Kategorie (Belegt, nicht anzeigen, privat, frei, außer Haus) zugeordnet, was ihn im Fall von "Privat" für Mitarbeiter unsichtbar stellt. Neben dem Termin kennt der Kalender noch die Termin-Varianten Ferien, Ressourcen-Reservation und Serientermin. Durch Doppelklick auf ein beliebiges Terminobjekt wird seine Bearbeitungsansicht geöffnet.
Flexible Raster
Der Kalender kann auf verschiedene Intervalle fixiert werden. Zur Wahl stehen die Tages-, Fünftage- Siebentage- und Monatsansicht in einer Auflösung von 15-, 30- oder 60 Minuten. Innerhalb des gewählten Rasters können im Prinzip alle öffentlichen Termine aller Mitarbeiter zugleich dargestellt werden. Der Benutzer und seine Berechtigungslage bestimmen jedoch, was tatsächlich angezeigt wird.
Im Raster liegen alle Termine, die weniger als 24 Stunden dauern. Mehrtägige Ereignisse werden vom Portal in eine Zeile über dem Raster gelegt.
Ressourcen Management
Mit der Termin-Variante „Ressourcen-Reservation“ können ganz unterschiedliche Dinge wie Konferenzräume, Beamer, Fahrzeuge etc. reserviert und im Kalender gezeigt werden. Durch den gezielten Einsatz von Filtern erkennt ein Mitarbeiter, welche Ressource wann frei ist.
Serientermin
Die Terminart „Serientermin“ ist ein Termin, der in einem eigens festgelegten Rhythmus wiederholt wird, wie z. B. eine wöchentliche Teamsitzung, die immer an bestimmtem Tag zur selben Uhrzeit stattfindet. Die Art des Intervalls ist dabei vielseitig wählbar. Bei dieser Art Termin kann neben anderen Attributen festgelegt werden, ob er dauerhaft oder nur in einem bestimmten Zeitraum im Kalender eingetragen werden soll.
Erinnerung
Zur Unterstützung der alltäglichen Abläufe können Termine optisch und akkustisch an ihren Beginn erinnern. Eine Erinnerung kann auf einen zeitlich definierten Intervall wie z. B. ein Tag, eine Stunde oder fünf Minuten vor Eintritt eines Ereignisses eingestellt werden.
Mobile Geräte
iPhone
Durch ein BW2-App steht das Portal auf dem iPhone jederzeit und überall als zuverlässiger Begleiter unterwegs zur Verfügung. Ein- und Ausgabe von Daten funktioniert damit genau so sicher, wie mit jedem Client.
SyncML
Mit Hilfe des plattformunabhängigen Standards SyncML können Portaldaten mit jedem mobilen Endgerät ausgetauscht bzw. synchronisiert werden.
Leistungen & Spesen
Ist ein Termin mit einem Projekt verbunden, kann direkt in der Ansicht des Termins eine Leistung erstellt werden, die unmittelbar in die Rechnungsstellung des Projekts mit einfließen kann. Auch mit dem Termin entstandene Spesen können so erfasst werden.
Verbundene Daten im Direkzugriff
In jedem Termin stehen Listen mit verbundenen Daten zur Verfügung, sogenannte Relationen, die mit Doppelklick in eine Zeile direkt geöffnet werden können. Mit Aufruf eines Termins steht also der komplette Informationssatz zur Verfügung, den das Portal mit ihm in Verbindung setzen kann. Der wichtigste, aktuelle Zustand (abgeschlossen, in Bearbeitung, überfällig etc.) einzelner Elemente wird durch Schriftattribute erkennbar. Den Listenumfang bestimmen tatsächlich vorhandene Daten sowie die Berechtigungslage eines Benutzers. Gezielter Einsatz von Filtern beschränkt sie auf das tatsächlich erforderliche Maß. Listen können nach einzelnen Feldern (Spalten) gruppiert werden, wobei diese bei Bedarf zu verschieben, entfernbar bzw. hinzu zu fügen sind. Die Sortierordnung von Spalten ist wahlweise neutral, auf- oder absteigend einstellbar, wobei die Sortierfolge unabhängig von der Anordnung in der Tabelle ist. Das BW2-Portal speichert die zuletzt wirksame Spalten- und Filterkonfiguration jeder Liste.
